Telefonnotiz

Telefonnotiz
…leicht gemacht

Am Telefon führen Sie zielführende Gespräche, wenn Sie gut vorbereitet sind. Nutzen Sie jede Frage und Antwort Ihres Gesprächspartners, um die wichtigsten Informationen zu notieren. Legen Sie sich immer Papier und Stifte an den Telefonarbeitsplatz. Noch besser ist der Einsatz einer Vorlage für Ihre Telefonnotizen. Das klingt einfach, wird aber oft vergessen. Wie gehen Sie beim Erstellen einer Telefonnotiz strukturiert vor? Hier finden Sie 4 wertvolle Tipps!

 

Notiz 1 … Wie heißt die Firma? Wie lautet der Name?

Bei der Begrüßung am Telefon kann es leicht passieren, dass Sie den Namen des Anrufers im ersten Moment nicht verstehen. Fragen Sie am besten sofort nach, mit wem Sie sprechen: „Wie ist Ihre Name, bitte?“
„Habe ich Ihren Namen richtig verstanden: Möller mit ö?“

Eine weitere effektive Frage kann lauten: „Wie schreibe ich Ihren Namen richtig?“
Rufen Sie zu einem späteren Zeitpunkt zurück, können Sie Ihren Gesprächspartner sofort richtig ansprechen.
So kommen Sie immer ausgezeichnet an.

 

Notiz 2 … Welche Telefonnummer ist relevant?

Wird eine Telefonnummer im Display Ihrer Telefonanlage angezeigt, notieren Sie diese direkt am Gesprächsanfang. Fragen Sie am Ende des Telefonats zusätzlich nach, unter welcher Rufnummer und Durchwahl Ihr Gesprächspartner zu welcher Zeit am besten erreichbar ist. Nützlich ist auch, die E-Mail-Adresse und Internetseite der Firma für eine spätere Kontaktaufnahme festzuhalten.

 

Notiz 3 … Was wünscht der Anrufer?

Sind Sie in einer Telefonzentrale, einem Sekretariat, einem Service-Center tätig oder nehmen Sie täglich viele unterschiedliche Anrufe entgegen, die Sie an Kollegen oder Vorgesetzte weiterleiten? Erfragen Sie immer den Anrufgrund eines jeden Anrufers. Nur so hat die zuständige Person die Chance, den Rückruf optimal vorzubereiten.

 

Notiz 4 … Welche weiteren Informationen sind wichtig?

Wenn Sie eine Vorlage für Ihre Telefonnotiz nutzen, sollte diese auch eine Zeile für Datum und Uhrzeit enthalten. Es ist sehr nützlich, bei einem Rückruf oder zweiten Telefonat zu wissen, wann eine bestimmte Person angerufen hat. Arbeiten Sie im Team, für einen Vorgesetzten oder in einer größeren Abteilung? Vermerken Sie immer Ihren eigenen Namen auf allen schriftlichen Telefonnotizen. Ihre Kollegen können dann im Fall einer Nachfrage direkt mit Ihnen in Kontakt treten und sparen wertvolle Zeit. Weitere Angaben wie die Gemütslage des Kunden, seine Einwände und Ansichten sollten Sie stichpunktartig festhalten.  Auch persönliche Informationen eines Anrufers können hilfreich sein, um beim Rückruf durch etwas Small Talk eine angenehme Atmosphäre zu schaffen.

Tipp: Muster für Ihre TelefonNotiz

Viele Firmen nutzen zwar ein EDV-basiertes Benachrichtigungssystem. Eine handgeschriebene Notiz kann jedoch gerade in  stressigen Situationen der perfekte Rettungsring sein. Ein PC fällt schon mal aus. Bleistift und Papier funktionieren immer.

Haben Sie noch keine Routine im Schreiben einer ausführlichen Telefonnotiz? Dann laden Sie sich hier einfach die kostenlose Vorlage von Conzepta4x1 im PDF-Format herunter!